Assistant (e) Ressources Humaines

DESCRIPTIF DE POSTE

Assistant(e) RHDO

Résumé du poste

Sous la supervision du Manager RHDO, l’Assistant(e) RHDO a pour mission de fournir un appui et une assistance nécessaire à la gestion administrative des Ressources humaines dans le cadre des règles établies et des objectifs fixés en interne.

Il/Elle veille à une gestion optimale de la rémunération du personnel. 

Principales tâches et responsabilités :

Gestion administrative : 

• Elaborer les contrats de travail et en assurer le suivi (signatures, fin période d’essai, fin CDD). 
• Assurer la tenue correcte et ordonnée des dossiers du personnel en préservant le caractère confidentiel de ceux-ci.
• Rédiger des notes au personnel et des correspondances à caractère administratif.
• S’assurer des déclarations de mouvements de travailleurs et de leur suivi auprès des institutions compétentes.
• Déterminer le planning des congés en relation avec la hiérarchie et en assurer le suivi.
• Alimenter les bases de données RH (ratio d’accident du travail, absentéisme, maladie, formation, turnover, …) et mettre à la disposition de la hiérarchie les informations fiables et les indicateurs d’aide à la prise de décision.
• Assurer le secrétariat et la tenue des procès-verbaux de réunions.
• Assurer les relations avec les institutions administratives (Inspection du Travail, Caisse de Sécurité Sociale, AGUIPE, …).
• Assurer la production des reportings et des états de synthèse périodiques RH.
• Assurer l’incorporation et le retrait du personnel ainsi que le suivi du remboursement des frais médicaux.
• Tenir à jour le fichier du personnel.
• Diffuser les informations sur les événements sociaux ou professionnels internes à l’organisation en lien avec le personnel.
• Assister le Manager RHDO dans la préparation et la documentation des procédures disciplinaires.

Recrutement et Intégration :

• Participer au processus de recrutement, de la diffusion de l’avis de recrutement à la sélection des candidats (pré-sélection, entretiens, tests)
• Élaborer et diffuser les offres d’emploi sur différents canaux (icims et externes) sur les orientations du Manager RHDO.
• Assister à la coordination des tests et des entretiens de recrutement, et assurer la communication avec les candidats.
• Aider à préparer et coordonner le processus d’intégration des nouveaux employés (préparation des documents d’accueil, organisation de la session d’orientation, etc.).
• Suivre l’intégration des nouveaux employés en collaboration avec les responsables de département pour garantir leur bonne adaptation

Rémunération : 

• Mettre à jour du logiciel de paie 
• Elaborer des états de salaires (Excel et SAGE) 
• Editer, suivre et assurer la remise des bulletins de paie 
• Elaborer l’état de la masse salariale 
• Suivre les indicateurs de la masse salariale 
• Procéder à un suivi du paiement et des cotisations sociales.

Relations sociales et motivation : 

• Suivre les activités des représentants du personnel : élection, organisation des rencontres périodiques, registre 
• Participer à la gestion sociale du personnel et à une veille concurrentielle notamment en matière de motivation du personnel, de maintien d’un bon climat social et au développement d’une communication interne efficace.

Gestion de la performance : 

• Appuyer le Manager Ressources Humaines et Développement Organisationnel dans l’organisation des séances d’évaluation du personnel 
• Elaborer les fiches d’inputs 
• Elaborer le tableau de synthèse d’évaluation de la performance.

Formation et développement :

• Recueillir les besoins en formation auprès du personnel ;
• Participer à la mise en place et au suivi du plan de formation de l’organisation.

Assister le manager RHDO et les managers des différents sites dans le développement et la mise à jour des programmes de formation.

Responsabilités en matière de sauvegarde de l’enfant et du jeune et la Prévention du harcèlement, de l'exploitation et des violences à caractères sexuels

• Participe aux formations en sauvegarde de l’enfant et HEAS y compris les formations en ligne

développées par SOS Villages d’Enfants et met en œuvre les acquis des formations ;

• Signale les abus sur enfants conformément au dispositif en vigueur à SOS Villages d’Enfants en Guinée ;
• S’assure que ses activités sont conduites en conformité avec les normes de sauvegarde des enfants et des jeunes et de la prévention contre harcèlement, l’exploitation et les violences à caractère sexuel de SOS Villages d’Enfants ;
• Lit au moins une fois par an les normes SOS en matière de sauvegarde des enfants et des jeunes, prévention du harcèlement, de l'exploitation et des violences à caractère sexuel, le Code de conduite et s’y conformer.

Relations hiérarchiques

Il/Elle sera sous la responsabilité du Manager Ressources Humaines & Développement Organisationnel.

Qualification et Compétences requises

• Licence (Bac+3) minimum en Gestion des en Ressources humaines, en Administration des affaires, en droit, en Gestion ou tout autre domaine connexe 
• Avoir au minimum deux (2) ans d’expérience à un poste similaire  
• Bonne connaissance des outils et logiciels de paie, notamment SAGE paie 
• Bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG
• Bonne maîtrise du Pack Office et expérience de travail pour l’exploitation d’une base de données 
• Expérience dans la production de rapports périodiques analytiques et bonne capacité rédactionnelle 
• Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais (atout) 
• Avoir le sens du dialogue, de l’écoute 
• Esprit d’initiative, disponibilité, honnêteté, intégrité et sincérité 
• Être ouvert(e ) et capable de concilier les points de vues 
• Savoir combiner intuition, pertinence, rapidité et esprit de synthèse 
• Capacité à travailler sous pression et la volonté de travailler des heures flexibles en cas d'urgence 
• Capacité à travailler en équipe   

Attributs personnels

• Motivation et Dynamisme : Être proactif(ve) et enthousiaste dans l’exécution des tâches.
• Organisation et Rigueur : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec précision.
• Compétences en Communication : Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale pour interagir efficacement avec les collègues et les partenaires.
• Discrétion et Confidentialité : Savoir gérer des informations sensibles avec discrétion.
• Esprit d’Équipe: Capacité à travailler en collaboration avec différentes équipes et à soutenir les collègues.
• Adaptabilité : Être flexible et capable de s’adapter à des situations changeantes.
• Compétences en Gestion du Temps : Savoir prioriser les tâches et respecter les délais.
• Empathie et Sens de l’Écoute : Comprendre et répondre aux besoins des employés avec bienveillance.

SOS Villages Enfants s'engage à protéger son personnel, les participants aux programmes et les communautés que nous servons (enfants et adultes) contre les préjudices liés à la maltraitance des enfants, au harcèlement sexuel, à l'exploitation, aux abus et à tout autre type de préjudice. Tous les membres du personnel sont tenus de se conformer aux politiques de sauvegarde de SOS Villages Enfants. Les candidats à ce poste seront évalués en fonction de leur aptitude à travailler dans une organisation engagée en faveur des droits de l'homme et de leur engagement à créer un environnement sûr pour toutes les personnes liées à SOS Villages Enfants.

Ce document apporte des éclairages sur la portée générale de l'activité et les     principales tâches et responsabilités associées à ce poste. Elle peut être complétée par une définition plus détaillée des tâches et des responsabilités et est sujette au changement à la discrétion du superviseur directe de l'employé.

L’employé accepte d’exécuter d’autres activités connexes d’un niveau approprié comme cela peut arriver de temps en temps ou dans les situations d’urgence. 

        Autre

Date d’entrée en vigueur :           

Prochaine date de révision de la description de poste :                  

Cette description de poste ne fait ressortir qu’un aperçu général de l’activité et les tâches de base et les responsabilités afférentes au poste. Elle peut être complétée par une définition plus détaillées des tâches, responsabilités, plans de travail. Elle est sujette au changement par le supérieur hiérarchique en collaboration avec l’employé.

Nom et Signature de l’employé  Date:

Nom et Signature du supérieur hiérarchique     Date :