Résumé du poste :
Sous la supervision du Manager Village d’Enfants, l’Assistant(e) exécute diverses tâches de collecte et de gestion de l’information, de suivi, de passation de marché, de secrétariat en appui aux activités de la Direction de programme et des différentes unités de programmes SOS du site. En effet, il/elle contribue à assurer une bonne image de SOS Villages d’Enfants à travers une meilleure gestion de l’accueil et une rédaction professionnelle de toutes les correspondances. Il / elle s’occupe du processus de passation de marché et suit tous les dossiers qui passent par ses mains.
Par ailleurs, il/elle assure la mémoire de SOS Village d’Enfants à travers une restitution fidèle des diverses réunions, un classement optimal des dossiers, un archivage correct des documents et une bonne circulation de l’information conformément aux normes de l’organisation.
L’Assistant(e) du Manager Village d’Enfants s’assure que son travail est conforme aux normes SOS y compris les directives en matière de sauvegarde de l’enfant, le Code de conduite, les directives relatives à la lutte contre la fraude et la corruption, etc.
Principales tâches et responsabilités
En termes de contribution à l’amélioration de l’image de l’organisation :
- Assurer quotidiennement un accueil chaleureux et professionnel aux Mères SOS / Parents SOS, aux visiteurs, usagers, partenaires et les orienter convenablement ;
- Filtrer tous les appels et visiteurs et les diriger vers le Manager Village d’Enfants, les coordinateurs ou collaborateurs SOS concernés par les préoccupations soulevées à moins que le Manager Village d’Enfants ne désire lui-même s’en occuper ;
- Rédiger les correspondances urgentes dans l’intervalle d’une heure de temps après la demande et après 24 heures pour les correspondances non urgentes ;
- Traduire les documents urgents en Français ou en Anglais 8 heures après réception de la demande et 24 heures pour les autres traductions à faire ;
En termes de parrainage :
- Rédaction des lettres de parrainage de milieu et de fin d’année ;
- Gestion des dossiers de parrainage du site ;
- Rédaction des profils pour l’enrôlement des nouveaux enfants dans le parrainage
En termes de soutien aux activités du Manager Village d’Enfants :
- Rencontrer quotidiennement le Manager Village d’Enfants pour organiser la journée, vérifier les tâches et les priorités ;
- Suivre tous les dossiers affectés aux coordinateurs et rendre compte au quotidien au Manager Village d’Enfants;
- Suivre toutes les demandes et tous les courriers adressés aux parties prenantes externes et en rendre compte régulièrement au Manager Village d’Enfants ;
- Concevoir les programmes des rencontres à la demande du Manager Village d’Enfants dans un délai de 24 heures ;
- Se tenir informé (e) de tout ce qui se passe à la Direction du programme SOS et au niveau des unités de programmes en termes d’activités afin de mieux soutenir le Manager Village d’Enfants.
En termes de gestion du secrétariat et suivi :
- Rédiger les rapports et Procès-Verbal des réunions deux jours au maximum après la tenue des rencontres ;
- Classer et archiver les informations immédiatement ;
- Enregistrer les courriers et les transmettre aussitôt déposés ;
- Diffuser les informations aux unités de programmes SOS sur instruction du Manager Village d’Enfants ;
- Suivre l’évolution des dossiers confiés aux Coordinateurs par le Manager Village d’Enfants.
Concernant le processus de passation de marché :
- Elaborer et suivre la planification des passations de marchés conformément aux procédures de l’organisation ;
- Rédiger les appels d'offres/à propositions pour transmission aux potentiels fournisseurs ou contractants par le collaborateur concerné ;
- Suivre les dossiers de passation de marché pour s’assurer que toutes les étapes sont exécutées ;
- S’assurer que les collègues à la Direction de programme reçoivent leur dotation en cartes de recharge (crédit de communication) à temps.
Gestion de la petite caisse de fonctionnement du village d’enfants SOS
- Gérer correctement les fonds mis à disposition pour le fonctionnement de la petite caisse
- Préparer les reçus de paiement par la petite et soumettre à l’approbation des personnes habilitées
- Préparer le rapport mensuel de la petite caisse (pièces justificatives de toutes les opérations réalisées, PV d’inventaire de caisse, brouillard de caisse, etc)
- Tenir à jour le journal de petite caisse
Concernant la sauvegarde de l’enfant et la PHEAS (prévention contre le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuel) :
- Participer aux formations en sauvegarde de l’enfant, en PHEAS (prévention contre harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuel) y compris les formations en lignes développées par SOS Villages d’Enfants et mettre en œuvre les acquis des formations ;
- S’assurer que les activités du secrétariat sont conduites en conformité avec les normes de sauvegarde de l’enfant et du PHEAS (prévention contre harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuel) de SOS Villages d’Enfants ;
En termes de suivi et de leadership :
- Utiliser tous les canaux possibles (mail, message SMS, WhatsApp, téléphone, communication orale) de manière proactive pour signaler toute préoccupation liée au travail au Manager Village d’Enfants;
- Fournir au Manager Village d’Enfants, un tableau de bord mensuel y compris les actions urgentes à mettre en œuvre ;
- Être ponctuel au service en prenant soin d’utiliser correctement le système de pointage des présences mis en place ;
- Participer aux activités de l’équipe locale de management en tant que rapporteur en gardant la confidentialité des débats et en conformité avec les normes SOS en la matière ;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des termes de références liés au fonctionnement des équipes de management sur le site ;
- Lire trimestriellement tous les documents jugés prioritaires par l’organisation ;
- Garder la confidentialité totale sur les secrets concernant les enfants et les opérations de l’organisation et ne communiquer ces informations qu’aux personnes autorisées ;
- Traiter diligemment des dossiers reçus et ce immédiatement pour les demandes très urgentes, une demi-journée pour les demandes urgentes et 2 jours ouvrables pour les autres dossiers.
Qualifications et compétences requises
- - Niveau d’études: Bac+2 minimum en Gestion Administrative ou équivalent
- - Minimum deux (2) ans d’expérience professionnelle confirmée dans un métier lié à la Gestion Administrative de direction ou similaire
- - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- - Bonne capacité Rédactionnelle
- - Très bonne maitrise des techniques bureautiques
- - Excellente expression orale et rédactionnelle, bonne connaissance de l’anglais
- - Maitrise de MS Office
- - Utilisation des modes de communications (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
- - Analyse et gestion des demandes d’informations
- - Capacité d’organisation, polyvalence, sens des priorités
- - Aptitudes à travailler en équipe
- - Discrétion, sens de la confidentialité
- - Bonne capacité relationnelle, bonne présentation
- - Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
- - Bonne capacité de résistance au stress.
