Travaille en étroite en collaboration avec les Conseillers.ères en protection de l’enfant et en renforcement économique de la Coordination nationale et le ou la Conseillère national.e en sauvegarde de l’enfant.
- Domaines d’intervention
Assurer l’organisation efficace du travail et superviser l’équipe du PACOPE-SPE concernant l’ensemble des activités planifiées annuellement (sensibilisations et formations sur les différentes thématiques ciblées par le programme et pour l’accompagnement, l’appui-conseil et le suivi de proximité assurés par son équipe auprès des différents groupes ciblés dans les quartiers d’intervention, selon les stratégies opérationnelles définies pour la réalisation du programme.
- Responsabilités du poste
A Responsabilités liées à la mise en œuvre, suivi et gestion du programme
- Rendre compte régulièrement des activités de gestion de l’équipe programme et du personnel de soutien, de l’exécution du budget programme pour l’atteinte des résultats, de la gestion des équipements et véhicules/motos mis à la disposition du programme, de la gestion logistique et du bon usage des équipements et locaux par son équipe ;
- Assurer en binôme avec le comptable le suivi et l’analyse financière, ainsi que le suivi et la validation des dépenses ;
- Superviser le dispositif d’appui aux enfants/familles bénéficiaires animé par les agents chargés de renforcement économique et de protection de l’enfant, pour leur sensibilisation et l’appui conseil pour l’application de pratiques parentales, la génération de revenus par les familles pour la prise en charge des besoins essentiels de leurs enfants ;
- Superviser les activités d’appui technique assurées par l’équipe pour les groupements économiques AVE&C et aux structures communautaires de protection de l’enfant, les cadres de concertation et les cadres d’expression des enfants ciblés par le programme ;
- S’assurer de la mesure périodique des indicateurs via les outils de suivi et de supervision à la disposition de l’équipe ;
- Veiller à la préparation et à la production à temps des rapports d’avancement respectant les exigences de la gestion axée sur les résultats, pour la planification des programmes, la collecte et le traitement continu des données pour la mesure périodique des indicateurs ;
- Assurer le développement des relations efficaces de collaboration avec les partenaires et les autorités locales pour la mise en œuvre optimale du programme ;
- Organiser la tenue de rencontres de travail pour le suivi le conjoint des activités réalisées et participer aux activités des cadres de concertation et ds cadres d’expression des enfants ciblés par le programme ;
- Superviser les activités mobilisant des ressources spécialisées associées à la formation et l’accompagnement des jeunes des familles, et les prestations pour l’appui aux projets des groupements économiques et structures de protection de l’enfant dans les communautés;
- Supervise le travail lié à la documentation des initiatives locales, des bonnes pratiques et des leçons apprises dans les rapports d’avancement du programme.
B Responsabilités liées à la Sauvegarde de l’enfant et la Prévention du harcèlement, de
L’exploitation et des violences à caractères sexuels
- Veiller au respect du code de conduite, l’application et le respect de la politique de sauvegarde de l’enfant et le HEAS ;
- Assurer le bon fonctionnement des mécanismes de signalement des cas de VAEN/OEV, des incidents à la sauvegarde et le HEAS au niveau communautaire et local ;
- Veiller à la sécurité de l’enfant dans la mise en œuvre des activités par les équipes locales, les acteurs communautaires et par les partenaires de mise en œuvre ;
- Assurer l’évaluation des facteurs de risque d’incidents à la sécurité de l’enfant avant la mise en œuvre des activités par les équipes ;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des mesures d’atténuation des risques d’incidents à la sécurité de l’enfant
- Collaborer avec le Coordonnateur National de Sauvegarde de l’Enfant sur toutes les questions liées à la sauvegarde de l’enfant ;
- Planifier et budgétiser adéquatement les activités pour soutenir le développement et la mise en œuvre des mesures de sauvegarde des enfants et des jeunes dans le PACOPE-SPE ;
- Veiller à la formation des parents/tuteurs, les enfants et jeunes et autres groupes cibles du PACOPE-SPE sur la sauvegarde de l’enfant (Politique SOS de Protection des enfants et des jeunes, code de l’enfant, mécanisme de signalement) ;
- Veiller aux formations des élus communaux et des Organisations à Base Communautaires sur la protection de l’enfant et les mécanismes communautaires de protection des enfants ;
- Participer à la formation sur la sauvegarde de l’enfant et met en œuvre les acquis des formations
- S’assure que les contrats avec les partenaires comprennent une section consacrée à la Politique de sauvegarde de l’enfant, la politique sur le harcèlement sexuel et aux mesures correspondantes;
- Assurer le bien-être et la sécurité des enfants qui viennent en contact avec le PACOPE-SPE;
- Fournir un casier judiciaire datant de moins de 3 mois avant le 28 février de l'année en cours ;
- S’informer mensuellement des documents liés à la sauvegarde de l’enfant, de prévention de l’exploitation sexuelle et du harcèlement sexuel et le code de conduite au moins une fois par mois et s’y conformer.
- Principales tâches
Orientations, encadrement et planning
- S’assurer de l’application par l’équipe des stratégies, méthodologies et outils proposés par la CN PACOPE-SPE ;
- Veiller au respect des échéances et calendriers établis pour les activités de planification, suivi et supervision, et pour le rapportage sur l’avancement du programme;
- Faciliter l’échange d’informations et l’appui conseil de l’équipe par les conseillers CN PACOPE-SPE;
- Superviser la démarche d’identification des besoins des jeunes des familles à accompagner en formation professionnelle et entreprenariat
- Participer aux activités de formation de son équipe par la CN PACOPE-SPE et l’Appui technique ;
- Superviser les activités de planification et budgétisation, la révision des cibles annuelles, en associant toute l’équipe et les conseillers de la CN PACOPE-SPE.
- Organiser l’exercice de révision du planning et budget à mi-année et le faire approuver ;
- Veiller à ce que les agents produisent à temps les termes de référence pour leurs activités, les valider et les transmettre à la CN PACOPE-SPE pour approbation ;
- Animer des rencontres pour organiser l’appui à consentir par l’équipe aux différents groupes cibles, en collaboration avec la CN PACOPE -SPE;
- Accueille les missions de supervision et de monitoring conjoint du programme et assure la mise
en application des recommandations formulées pour la bonne marche du programme.
Supervision de la mise en œuvre des activités planifiées
- Superviser la réalisation des études de base pour les quartiers ciblés en début de programme ;
- Animer les rencontres d’équipe hebdomadaires et mensuelles de suivi des activités ;
- Effectuer des visites de terrain pour apprécier le déroulement et l’efficacité des activités et assister aux réunions-bilan avec les groupes cibles concernés et les partenaires du programme ;
- Documenter des fiches de supervision incluant observations et témoignages concernant le niveau de satisfaction des bénéficiaires et partenaires.
Suivi-évaluation
- Programmer et superviser les activités de collecte, saisie, traitement de données, et la mise à jour des indicateurs de résultats ;
- Traiter périodiquement les données pour le suivi c des progrès et partager des analyses sur l’avancement du programme et la mesure des résultats à l’aide des outils mis à sa disposition ;
- Superviser les activités associées au suivi comptable et financier du programme, et en rendre compte au manager site et la CN PACOPE-SPE
- Analyser et documenter les écarts à la planification et les écarts budgétaires avec le comptable PACOPE-SPE et l’équipe afin de les justifier ;
- Organiser des rencontres et activités de suivi associant les services techniques et les mairies partenaires pour le suivi de la mise en œuvre des plans d’actions du programme
- Assurer la qualité des fiches de collecte avant leur saisie dans la base de données, en collaboration avec l’équipe chargée de RE et PE ;
- Assurer la logistique pour les missions d’évaluations externes en collaboration avec la CN PACOPE.
Rapportage
- Vérifier et consolider les rapports mensuels consolidés de l’équipe, incluant les contraintes/difficultés et mesures correctives apportées et les partager avec la CN PACOPE-SPE, pour feedback;
- Superviser la préparation des rapports semestriel et annuel narratif, en associant l’équipe et le comptable programme
- Justifier le niveau de réalisation des activités en lien avec l’exécution du budget par période
- Tenir à jour le cadre de mesure du rendement indiquant les progrès par période pour l’atteinte des cibles
- Veiller à la qualité des analyses faites par l’équipe, à partir des données traitées à l’aide de calculateurs Excel
- S’assurer de la présentation de la justification es écarts par rapport aux résultats (développement et opérationnels);
- S’assurer de l’archivage régulier des documents administratifs et les fichiers concernant les familles et les autres groupes cibles.
Organisation et gestion d’équipe
- Assurer la gestion administrative de l’équipe : expression des besoins, évaluation de performances, gestion des congés, horaires et respect du règlement, etc.
- Assurer l’orientation du nouveau personnel, en collaboration avec la CN PACOPE-SPE ;
- Assurer la mise à disposition de la logistique nécessaire pour la programmation (motos, ordinateurs pour chaque agent(e) et leur entretien et réparation ;
- Organiser et superviser les activités relevant de prestations de services de volontaires ou d’autres collaborations externes pour la mise en œuvre d programme et en faire le suivi ;
- Participer aux réunions de coordination organisées par la CN PACOPE-SPE.
Finances
- S'assurer de la mise à jour régulière du suivi financier par le comptable programme;
- S’assurer que les agents bénéficient de l’appui conseil pour la budgétisation des activités en conformité avec les stratégies et budgets approuvés ;
- Vérifier les demandes d'alimentation de caisse ;
- S’assurer de la bonne exécution du budget, à travers la production à temps des rapports comptable et financier produits,
- Participer aux exercices d’analyse d’efficacité et d’efficience de la gestion du programme;
- S’assurer de l’effectivité des corrections à apporter par le comptable programme, suite aux recommandations de la DN.
Représentation
- Partager les informations avec la Direction de Programme SOS et les autorités locales pour rendre visibles les résultats du PACOPE-SPE ;
- Participer aux rencontres et comités de pilotage et plateformes d'échanges associant les responsables PACOPE-SPE des autres pays ;
- Participer aux rencontres du cadre de concertation sur la protection ;
- Propose des formules de collaborations et de partenariats pour les partenaires locaux avec des structures spécialisées reconnues pouvant contribuer au renforcement de l’action.
Documentation/Capitalisation/leçons apprises
- Coordonne la participation et les contributions à fournir par l’équipe pour documenter les bonnes pratiques, selon la méthodologie convenue en collaboration avec la CN PACOPE-SPE;
- Met à la disposition des responsables chargés de la capitalisation la logistique nécessaire pour les activités de collecte de données : focus group ou interview, de tournage, etc. ;
Participe à la diffusion des bonnes pratiques et leçons apprises avec les partenaires locaux du PACOPE.
- Qualification et Compétences requises
- Être titulaire d’un Bac + 3 au moins en sciences sociales ou développement communautaire, ingénieur.e de développement, gestion de projet ou de tout autre diplôme admis en équivalence ;
- Avoir au minimum trois (5) années d’expérience dans la gestion de projet, associant des services techniques de l’Etat et des collectivités ou autre domaine assimilé ;
- Avoir une expérience de supervision d’équipe et de suivi financier de budget ;
- Avoir une bonne connaissance des questions de développement social, comme la protection de l'enfant, l’éducation, la santé de la reproduction, le développement communautaire, l’entreprenariat, la microfinance et sur les questions liées à la jeunesse et au genre.
- Avoir des expériences significatives de participation à des dispositifs de renforcement de capacités de bénéficiaires de projet ;
- Avoir une connaissance de la méthode de gestion axée sur les résultats serait un atout
- Avoir des compétences prouvées en rédaction de rapports et de documents de projets ;
- Maîtriser parfaitement la langue française et au moins une langue parlée dans le milieu
- Maitriser l’anglais serait un atout ;
- Avoir une facilité d’adaptation et une capacité de diriger un groupe ;
- Avoir une expérience concernant la mise à jour et l’utilisation des bases de données ;
- Maîtriser l’outil informatique, notamment Internet et la suite MS Office, en particulier Excel
- Avoir le sens du contact, de la diplomatie et de la patience ;
- Être rigoureux.e, travailleur.se et organisé.e ;
- Être capable de travailler sous pression et d’agir avec calme face à des situations difficiles pour la résolution de problèmes;
- Être prêt.e à vivre la philosophie de SOS : s'identifier aux valeurs, à la vision et à la mission de l'organisation et mettre en pratique les principes et les normes.
- Ne pas avoir été impliqué.e dans un incident de sauvegarde de l’enfant et/ou d’abus, de harcèlement sexuel en tant qu’auteur.
SOS Villages Enfants s'engage à protéger son personnel, les participants aux programmes et les communautés que nous servons (enfants et adultes) contre les préjudices liés à la maltraitance des enfants, au harcèlement sexuel, à l'exploitation, aux abus et à tout autre type de préjudice. Tous les membres du personnel sont tenus de se conformer aux politiques de sauvegarde de SOS Villages Enfants. Les candidats à ce poste seront évalués en fonction de leur aptitude à travailler dans une organisation engagée en faveur des droits de l'homme et de leur engagement à créer un environnement sûr pour toutes les personnes liées à SOS Villages Enfants.
Ce document apporte des éclairages sur la portée générale de l'activité et les principales tâches et responsabilités associées à ce poste. Elle peut être complétée par une définition plus détaillée des tâches et des responsabilités et est sujette au changement à la discrétion du superviseur directe de l’employé (e).
L’employé(e) accepte d’exécuter d’autres activités connexes d’un niveau approprié comme cela peut arriver de temps en temps ou dans les situations d’urgence.
