Avis de recrutement pour le poste d'Assistant(e) Administratif(tive) et Financier(cière)

Résumé du poste

Sous la supervision directe du Coordinateur de Zone et l’appui technique du Responsable Financier National, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) assure la gestion administrative, comptable et financière du Projet RF dans le respect des politiques et procédures de SOS Villages d’Enfants Guinée et des exigences du bailleur Connect SOS.

Il veille à la fiabilité des données financières, à la conformité budgétaire, et au bon fonctionnement administratif et logistique du projet, tout en soutenant les activités communautaires et la redevabilité des partenaires locaux.

Tâches et responsabilités principales

• Assurer la tenue rigoureuse des comptes du projet conformément aux normes de SOS Villages d’Enfants et aux exigences des bailleurs.
• Garantir une gestion financière transparente, conforme aux procédures internes et aux exigences des partenaires financiers.
• Appuyer la mise en œuvre opérationnelle du projet à travers une gestion efficace des ressources matérielles et des déplacements.
• Assurer le bon fonctionnement administratif du projet et la conformité documentaire
• Renforcer les capacités des partenaires locaux et assurer une mise en œuvre conforme, transparente et efficace des activités communautaires.
• Garantir une gestion budgétaire rigoureuse et une redevabilité transparente vis-à-vis des bailleurs et de l’organisation.

Gestion comptable et financière

-        Enregistrement des pièces comptables dans le logiciel dédié

-        Tenue des journaux comptables et des livres auxiliaires

-        Suivi des avances, régularisations et engagements financiers

-        Élaboration du plan de trésorerie mensuel

-        Suivi des décaissements, transferts et flux de trésorerie

-        Préparation des demandes de fonds mensuelles et justifications à transmettre au Manager FC du bureau national.

-        Rapprochements bancaires mensuels

-        Archivage physique et numérique des pièces justificatives

-        Préparation des documents pour les audits internes et externes y compris la mise en œuvre des recommandations

-        Veille au respect des procédures de passation de marchés et des normes financières

-        Préparer les états de dépenses

Suivi budgétaire et rapportage

-        Participer activement au processus d’élaboration des budgets annuels du projet

-        Suivi de l’exécution budgétaire par activité et par partenaire

-        Contrôle de la conformité des dépenses avec les lignes budgétaires

-        Préparation des rapports financiers périodiques (mensuels, trimestriels, annuels) destinés au Manager VE et au bailleur

-        Appui à la consolidation des rapports narratifs et financiers

-        Analyser les écarts budgétaires, proposer des mesures correctives et appuyer le Coordinateur dans la prise de décision.

-        Préparation des tableaux de bord financiers et de suivi budgétaire du projet

-        Documentation des écarts et ajustements budgétaires

Appui administratif et logistique

-        Assurer la gestion administrative du bureau du projet : courrier, classement, archivage physique et électronique.

-        Organisation et archivage des documents administratifs

-        Appui à la gestion des ressources humaines (présences, congés, dossiers administratifs)

-        Préparation des réunions (logistique, convocations, PV)

-        Suivi des obligations légales et réglementaires

-        Interface avec les autorités locales et les partenaires institutionnels

-        Appui à la gestion des achats locaux (demande de cotation/devis, bons de commande, réception)

-        Gestion des stocks, des immobilisations et du suivi périodique de l’inventaire du projet.

-        Organisation des déplacements du personnel et des partenaires

-        Suivi de l’entretien des véhicules et équipements

-        Gestion des contrats de prestation et des registres logistiques

Accompagnement des partenaires communautaires

-        Appui à la compréhension des procédures administratives et financières de SOS

-        Suivi de l’utilisation des fonds transférés aux partenaires communautaires

-        Vérification des pièces justificatives et des rapports transmis

-        Organisation de sessions de formation ou de sensibilisation

-        Appui à la planification et au suivi des activités communautaires

-        Participation aux réunions de coordination avec les partenaires locaux

-        Identification des besoins de renforcement de capacités

-        Fournir un appui logistique et financier lors des activités communautaires (ateliers, formations, sensibilisations).

-        Appuyer les partenaires dans la préparation des plans de dépenses et la justification financière des avances reçues.

-        Vérifier la conformité des justificatifs transmis par les partenaires communautaires avant validation et intégration comptable.

-        Former les partenaires communautaires sur les procédures administratives et financières de SOS.

-        S’assurer que toutes les dépenses respectent les règles et les politiques de SOS .

Sauvegarde et éthique professionnelle

-        Appliquer et promouvoir la politique de Sauvegarde des Enfants et Jeunes, la réglementation pour la lutte contre les comportements répréhensibles à caractère sexuel, la règlementation anti-corruption et le Code de Conduite de SOS Villages d’Enfants dans toutes les activités relevant de ses responsabilités.

-        Veiller à ce que toutes les actions, communications et partenariats respectent les principes de « Ne Pas Nuire » et d’éthique professionnelle.

-        Assurer l’intégration systématique des principes de sauvegarde dans la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités.

-        Identifier et évaluer périodiquement les risques de sauvegarde liés à sa fonction et à son environnement de travail (analyse des risques individuels et contextuels).

-        Contribuer à la mise à jour du registre de risques du projet et proposer des mesures d’atténuation adaptées.

-        Participer aux audits internes ou externes de sauvegarde et mettre en œuvre les recommandations issues de ces audits.

-        Renforcer continuellement ses compétences personnelles en matière de sauvegarde à travers la participation à des sessions de formation, d’auto-évaluation ou d’accompagnement (coaching, supervision).

-        Appuyer les collègues et partenaires communautaires dans la compréhension et l’application des procédures de signalement et de réponse aux incidents de sauvegarde.

-        Signaler sans délai tout incident, allégation ou suspicion de violation de Sauvegarde des Enfants et Jeunes, la réglementation pour la lutte contre les comportements répréhensibles à caractère sexuel, la règlementation anti-corruption et le Code de Conduite de SOS Villages d’Enfants, selon les canaux établis (les règlements relatifs au signalement et à la réponse).

-        Veiller à la confidentialité et à la sécurité des données sensibles, y compris les informations relatives aux victimes/survivant.e.s de comportements répréhensibles et aux enfants/jeunes.

-        Promouvoir une culture d’exemplarité et d’intégrité, en adoptant un comportement respectueux, inclusif et conforme aux valeurs de SOS Villages d’Enfants

Qualification et Compétences requises

• Titulaire d’un diplôme : Bac+3 en comptabilité / gestion / finance ou équivalent (BTS en comptabilité avec trois (3) années ans d’expériences pertinentes en comptabilité) ;
• Deux (2) années d’expérience dans le domaine de la comptabilité et/ou des finances ;
• Connaissances approfondies dans le domaine de la comptabilité – finance des organisations internationales ;
• Avoir exercé la comptabilité pour des projets de développement social et serait un atout;
• Avoir une bonne compréhension et connaissance du développement communautaire;
• Avoir le sens du contact, de la diplomatie et de la patience ;
• Être capable de travailler sous pression et agir avec calme face à des situations difficiles ;
• Avoir le sens de l’écoute et la capacité d'exprimer ses idées avec assurance ;
• Savoir faire preuve de discrétion, de courtoisie et d’intégrité ;
• Savoir écrire et parler en français et parler couramment au moins une langue locale du milieu ;
• Être ouvert.e à l'apprentissage et au développement personnel continus ;
• Être prêt.e à vivre la philosophie de SOS : s'identifier aux valeurs, à la vision et à la mission de l'organisation et mettre en pratique les principes et les normes
• Ne pas avoir été impliqué.e dans un incident de sauvegarde de l’enfant et/ou d’abus, de harcèlement sexuel en tant qu’auteur.

Ce poste implique de travailler avec une ONG Internationale engagée en faveur des enfants et des droits de l'homme et est soumis à des contrôles stricts de recrutement à moindre risque. Le candidat retenu devra se soumettre à des contrôles de recrutement plus sécurisé, y compris des contrôles de police et un formulaire d'auto-déclaration, afin de vérifier son aptitude à travailler avec des enfants et des adultes. 

Ce que nous représentons

SOS Villages d’Enfants s’engage à créer et à maintenir un environnement protecteur qui promeut ses valeurs fondamentales et empêche l’abus et l’exploitation des enfants. Nous condamnons fortement toute forme de violence et d’exploitation des enfants, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de notre organisation, et répondons de manière appropriée à tout abus prouvé ou présumé et à toute tentative d’abus. Nous développons des mécanismes pour sensibiliser, prévenir, encourager le signalement et faciliter la réaction. Nos actions peuvent aller des mesures de développement du personnel comme la formation et le conseil jusqu’à des mesures comme la suspension, le licenciement ou la poursuite en justice.

En outre, SOS Villages d'Enfants applique une tolérance zéro concernant toute situation de fraude

L'organisation ne perçoit pas de frais à quelque stade que ce soit du processus de recrutement !