Assistante de Direction

DESCRIPTION DE POSTE

Résumé du poste

Sous la supervision directe du Directeur National, l’Assistante de Direction assure un soutien administratif, organisationnel, logistique et relationnel à la Direction Nationale. Elle contribue à la fluidité de la communication interne et externe, au suivi des activités stratégiques et au développement des relations avec les partenaires et parties prenantes.

Elle appuie également la création, l’animation et le suivi du Réseau des Amis de SOS Villages d’Enfants Tchad, en vue de renforcer la visibilité, le plaidoyer, l’engagement communautaire et la mobilisation de soutiens autour de la mission de l’organisation.

Tâches et Responsabilités

Assistance administrative et organisationnelle

Gérer l’agenda du Directeur National et planifier les rendez-vous.

Organiser les réunions, ateliers, missions et événements institutionnels.

Préparer les dossiers, présentations, notes de service et correspondances officielles.

Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des décisions prises.

Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et électroniques.

Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels de la Direction Nationale.

Organiser les déplacements et missions du Directeur National.

Coordination et suivi des activités de la Direction Nationale

Assurer le suivi administratif des plans d’action et des activités de la Direction.

Veiller au respect des échéances et des délais de reporting.

Consolider les informations nécessaires à la préparation des réunions de direction.

Assurer la liaison entre la Direction Nationale et les différents départements.

Participer à l’organisation des visites de partenaires, donateurs et autorités.

Communication institutionnelle et relations extérieures

Faciliter la communication entre la Direction Nationale et les parties prenantes.

Contribuer à la préparation des supports de communication institutionnelle.

Assurer le suivi des invitations, protocoles et événements officiels.

Maintenir à jour les bases de données des partenaires et contacts stratégiques.

Mise en place du réseau

Participer à l’élaboration du concept et des modalités de fonctionnement du Réseau des Amis de SOS Villages d’Enfants Tchad.

Identifier et cartographier les personnes ressources susceptibles d’intégrer le réseau :

Anciens bénéficiaires ;

Anciens employés ;

Personnalités publiques ;

Leaders communautaires ;

Représentants du secteur privé ;

Partenaires institutionnels ;

Influenceurs et sympathisants.

Constituer et actualiser la base de données des membres du réseau.

Préparer les outils de communication et de présentation du réseau.

Animation et gestion du réseau

Organiser les rencontres, réunions et événements du réseau.

Assurer une communication régulière avec les membres.

Développer des initiatives visant à renforcer leur engagement en faveur de la mission de SOS Villages d’Enfants.

Coordonner les activités de sensibilisation, de visibilité et de plaidoyer menées avec le réseau.

Assurer le suivi des engagements pris par les membres.

Préparer des rapports périodiques sur les activités et les résultats du réseau.

Développement et mobilisation

Contribuer à l'élargissement du réseau et à la fidélisation de ses membres.

Identifier des opportunités de partenariats et de soutien local.

Appuyer les initiatives de mobilisation de ressources et de visibilité institutionnelle.

Valoriser les contributions des membres du réseau à travers les canaux de communication de l’organisation.

Responsabilités transversales

Respecter les politiques, procédures et règlements de SOS Villages d’Enfants.

Respecter le Code de conduite et les politiques de sauvegarde de l’enfant et des jeunes.

Garantir la confidentialité des informations traitées.

Promouvoir les valeurs de respect, d’intégrité, de responsabilité et de redevabilité.

Protection et Sauvegarde de l’Enfants

Contribuer activement à la réalisation des activités de la sauvegarde de l’enfant au sein de SOS Villages d’Enfants Tchad ;

Respecter la politique de protection de l’enfant durant l’exécution de son contrat au sein de SOS Villages d’Enfants Tchad ;

Garantir la sauvegarde de l’enfant dans la mise en œuvre des activités avec les enfants et jeunes.

Profil requis

Formation

Licence (Bac+3 minimum) en Administration, Gestion, Communication, Relations Publiques, Secrétariat de Direction ou domaine équivalent.

Expérience

Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire.

Expérience en gestion administrative et organisationnelle.

Une expérience dans la gestion de réseaux, de partenariats ou de relations institutionnelles serait un atout.

Compétences

Excellentes capacités rédactionnelles en français.

Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Compétences en organisation d’événements et gestion de bases de données.

Excellentes capacités de communication et de représentation.

Aptitude à travailler avec des interlocuteurs de haut niveau.

Qualités personnelles

Sens de l’organisation et rigueur.

Discrétion et confidentialité.

Esprit d’initiative.

Diplomatie et aisance relationnelle.

Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs priorités simultanément.

Indicateurs de performance

Qualité et respect des délais dans le traitement des dossiers de la Direction.

Efficacité dans l’organisation des réunions et événements.

Taux de suivi des décisions de la Direction Nationale.

Mise en place effective du Réseau des Amis.

Nombre de membres actifs du réseau.

Nombre d’activités organisées par le réseau.

Contribution du réseau à la visibilité, au plaidoyer et à la mobilisation de soutiens pour SOS Villages d’Enfants Tchad.

Cette description de poste indique la portée générale de l'activité, les tâches et responsabilités de bases associées à cette position. Elle sera complétée par une définition plus détaillée des tâches, dans le contrat de performance.